De inschrijvingen verlopen via het inschrijfprogramma op de KNRB-website. Namen van deelnemers, stuurlieden en coaches zijn openbaar via die website en worden door de wedstrijdorganisatie gebruikt en openbaar gemaakt in het kader van de wedstrijd.

Loting en uitslagen worden gepubliceerd op de website van de Ertveld Experience. Inschrijvingen/loting tot een maand na afloop van de wedstrijd. Uitslagen, inclusief de naam van de slagroeier van ieder ploeg, tot ca. 13 maanden na de wedstrijd. Daarna zijn deze gegevens op te vragen via RV De Hertog.

De wedstrijd vindt plaats op openbaar terrein, dit is van toepassing op het roeiwater en op het botenterrein. Voor de dag van de wedstrijd heeft het bestuur besloten dat ook het verenigingsgebouw en botenloodsen, m.u.v. kleedgelegenheden en overeenkomstige ruimten, als “openbaar” beschouwd moeten worden voor wat betreft de privacywetgeving.

Tijdens de wedstrijd worden namens de organisatie foto’s gemaakt. Deze foto’s worden geplaatst op een aparte website waarvan de url (link) beschikbaar gemaakt wordt aan de deelnemende verenigingen. Deelnemers en anderen die wensen dat ze niet herkenbaar op een foto op deze website te zien zijn, wordt gevraagd dat te  melden. Voor of tijdens de wedstrijd bij de wedstrijdorganisatie, of na de wedstrijd via gegevensbescherming@rvdehertog.nl. Graag met voldoende informatie om te bepalen wie het betreft, bijvoorbeeld: vereniging, startnummer en plaats in de boot.